På grund av den pågående Coronapandemin har styrelsen övervägt olika alternativ för hur årsstämman ska genomföras. Det är oerhört viktigt att vi alla hjälps åt med att minska risker och smittspridning, men det är också viktigt att det förvaltningsmässiga uppdraget som medlemmarna lägger på styrelsen hanteras korrekt och att vi får ett bra avslut på det genomförda verksamhetsåret och en tillräckligt bra och korrekt grund för det kommande årets förvaltning av samfälligheten. Om vi kan anpassa oss till rådande situation och göra en liten anpassning av vårt sätt att fatta beslut, uppnår vi båda delarna dvs. minskad risk för hälsa och en säker förvaltning.
Styrelsen kallar därför till en årsstämma utan att samlas fysiskt vid ett och samma tillfälle i en och samma lokal.
Det alternativa årsmötet genomförs enskilt enligt nedan och under perioden 2020-05-19 till 2020-05-26.
De medlemmar som inom perioden 2020-05-19 till 2020-05-26 har avgett bifall till föreslaget årsmötesprotokoll och/eller avvikande mening i någon punkt, anses ha deltagit i årsmötet 2020.
För att mötet ska anses giltigt är det viktigt att DU deltar.
Årsstämman 2020 genomförs med följande metod:
- Kallelse lämnas ut i brevlådorna den 5 maj.
- Senast den 18 maj läggs samtliga årsmöteshandlingar (styrelsens verksamhetsberättelse, revisionsberättelsen, kassörens redogörelse, budgetförslag för 2020-2021, valberedningens förslag) i kvartersgård 2 samt på en ny sida (denna sida) på gulkremlan.se för att medlemmarna ska kunna läsa och ta del av dessa.
- Senast den 18 maj läggs ett förslag till årsmötesprotokoll i kvartersgård 2 samt på en ny sida (denna sida) på webbsidan gulkremlan.se för att medlemmarna ska kunna läsa och ta del av förslaget till protokoll.
- Senast den 18 maj delas ett ”röstsedel” ut i brevlådorna. Röstsedeln fylls i och skrivs under samt lämnas i ordförandens brevlåda (hus 54) senast den 26 maj. På röstsedeln anger husägaren/husägarna om man ger bifall till föreslaget årsmötesprotokoll och/eller har avvikande mening i någon punkt.
- Eventuella frågor på någon del av underlagen ställs till ordföranden, helst via e-post ordforande@gulkremlan.se Frågorna och svaren kommer att redovisas på gulkremlan.se under perioden 19-26 maj.
- De som svarat genom att skicka in sin röstsedel kommer att föras upp som närvarande i protokollet (ingå i röstlängden)
- Den 27-30 maj går styrelsen och justeringsmännen/rösträknarna igenom resultatet och protokollet fastställs, kompletterad med eventuella avvikande meningar, under förutsättning att en majoritet gett sitt bifall till föreslaget protokoll. Protokollet justeras av justeringsmännen.
Ärenden som kräver information, diskussion och förankring innan beslut (motioner, proposition om laddstolpar etc) behandlas inte på detta sätt, utan skjuts upp till dess att vi kan mötas och gemensamt diskutera och besluta.
Här nedan börjar underlag att läsa in inför årsstämman
Anvisning:
Läs de olika dokumenten som finns på respektive länk. Läs dokumenten i den ordning som dom kommer. Om du inte har några synpunkter på ett dokument, stänger du ner det och läser nästa dokument.
Sista dokumentet på sidan är ett förslag på ett protokoll från årsstämman. När du läst alla dokumenten läser du förslaget till protokoll. Om du accepterar det som står i protokollet, fyller du i den utdelade röstsedeln med att du yrkar bifall till protokollet, ditt namn samt skriver under och lämnar i ordförandens brevlåda (hus 54).
Förslag till dagordning Länk
Styrelsens förslag till justeringsmän tillika rösträknare är Erik Juhlin (hus 36) och Lars Gustafsson (hus 64).
Styrelsens verksamhetsberättelse Länk
Kassörens redogörelse Länk
Revisorernas berättelse Länk
Valberedningens förslag Länk
Motionerna redovisas vid detta tillfälle, men inget beslut tas nu
Styrelsens budgetförslag Länk
Sista dokumentet (och viktigaste att läsa) Förslag till Protokoll från Årsstämma 2020 Länk
Här slutar underlagen att läsa in inför årsstämman
Fyll nu i den utdelade röstsedeln och lämna det i brevlådan till hus 54
Här finns nedladdningsbar kopia (reserv) av röstsedel Länk
Här finns nedladdningsbar kopia av fullmakt Länk
Tack för din medverkan i årsstämman !
